Inleiding
Bedrijfsvoering algemeen
In 2023 is er verder gewerkt aan de professionalisering van de bedrijfsvoering. In de loop van 2023 is er een tijdelijke directeur bedrijfsvoering toegevoegd aan het directieteam, om daarmee meer aandacht en sturing te kunnen geven aan het verder op orde krijgen van de bedrijfsvoering. Een korte toelichting op de voortgang ten aanzien van een aantal thema’s in 2023:
- Participatie, in bijzonder Ronde van Houten
Inwonerparticipatie is een belangrijk speerpunt van het college. In 2023 zijn er, met behulp van eerder door de raad toegekende middelen, extra participatieadviseurs aangenomen. Afgelopen jaar had een aantal grote participatietrajecten extra de aandacht, waaronder het Houtens DNA, Houten Hub en het Energieberaad.
In 2023 zijn daarnaast ook de voorbereidingen getroffen voor een participatietraject onder de noemer ‘Ronde van Houten: het Houtens gesprek over een toekomstbestendige begroting’. De huidige begrotingen voor 2026 en verder laten grote meerjarig structurele tekorten zien. Het doel van het participatietraject is een zo maximaal mogelijk gedragen en in balans zijnde begroting voor de gemeente Houten.
In 2023 zijn daarom de voorbereidingen getroffen, om met de Houtense samenleving in gesprek te gaan. Dit gesprek gaat over het (door de samenleving gewenste) maatschappelijke rendement van de inzet van gemeentelijke middelen. De adviezen vanuit de samenleving krijgen middels collegevoorstellen een plek in de perspectiefnota 2025 en daarna in de begroting 2025.
- In kaart brengen en optimaliseren processen
Een belangrijk speerpunt bij het op orde krijgen van de bedrijfsvoering – mede naar aanleiding van opmerkingen vanuit de raad via de commissie ARC- is het optimaliseren van de werkprocessen. Met als doelen: continuïteit van kwaliteit, onderlinge vervangbaarheid, professionalisering, vermindering van kans op fouten en rechtmatigheid. In 2023 zijn er in totaal bij het project ‘Beschrijven van de processen in het kader van de financiële rechtmatigheid’ 62 processen beschreven en/of geactualiseerd. Belangrijke thema’s hierbij waren de Jaarrekening, processen binnen het Sociaal Domein en Inkoop & Aanbesteden. Daarnaast is er een project gestart met het oog op de doorontwikkeling van procesmanagement binnen Houten. Denk hierbij aan een gedeelde visie, duidelijke procesrollen, kwaliteitssystemen voor de continue verbetering en de uitrol van een procesmodeleertool. Nadat deze basis staat, kan Houten doorgroeien in het gebruik van procesmanagement. Deze ontwikkeling gaat ook na 2023 door.
- De rechtmatigheidsverantwoording
Als gevolg van een wetswijziging is het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) vanaf 2023 een verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en Wethouders. De invoering van de RMV vraagt veel aanpassing van interne en externe wet- en regelgeving. Onder andere besluiten rondom het opstellen en controleren van de jaarrekening dienen te worden aangepast. De geconsulteerde wijzigingen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zijn vanwege bezwaren van de Algemene Rekenkamer niet tijdig doorgevoerd. Dat laat onverlet dat de uitgangspunten voor de RMV en de accountantscontrole al wel besloten liggen in de aanpassingen in de Gemeentewet en de financiële- en controleverordening van de gemeente Houten.
Als gemeente moeten we zelf kunnen aantonen dat het beschikbare geld in onze organisatie volgens de geldende wet- en regelgeving wordt besteed. In deze jaarrekening 2023 gebeurt dit voor het eerst. De accountant controleert vervolgens de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. Om ons klaar te maken op deze veranderende rol heeft dit onderwerp ook afgelopen jaar extra aandacht gekregen, onder andere via de projecten ‘implementatie 1e, 2e & 3e lijn’ en ‘rechtmatigheidsverantwoording’. De gekozen scope van de projecten omvat aspecten die relevant zijn voor de accountantscontrole: getrouwheid van de jaarrekening, financiële rechtmatigheid en fraudebestendigheid. Gedurende het boekjaar zijn voor de relevante bedrijfsprocessen de processtappen beschreven inclusief de gebruikte applicaties. Verder zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd en verduidelijkt en de minimaal benodigde beheersmaatregelen bepaald. Deze procedures en werkwijzen zijn bedoeld om te waarborgen dat er in de praktijk wordt gewerkt conform de geldende kaders.
- Doorontwikkeling opdracht gestuurd werken
Het opdracht gestuurd werken zien wij als verder te ontwikkelen instrument van het verbeteren van de sturing op werkzaamheden en prioriteiten. Daartoe zijn in 2023 verschillende activiteiten uitgevoerd. Er heeft een leerwerktraject plaats gevonden met zes projecten. De deelnemers aan dit leerwerktraject hebben kennis en vaardigheden ontwikkelt op het gebied van projectmanagement. We kijken hier succesvol op terug en merken dat het gehoopte sneeuwbaleffect aanwezig is. Het opdrachtgestuurd werken en de vraagbaakfunctie van de projectleider hebben meer bekendheid gekregen. De in 2023 opgestelde nieuwe werkwijze/werkinstructie Opdracht Gestuurd Werken draagt hier ook aan bij.
HRM
Investeren in de eigen medewerkers is een vereiste voor een goed functionerende organisatie. In 2023 is er in samenhang gewerkt aan de HR-beleidsterreinen om verschillende ontwikkelingen, zoals krapte op de arbeidsmarkt, ouder wordende populatie en een hoog ziekteverzuim, het hoofd te (blijven) bieden. Een korte toelichting op enkele highlights:
- Effectieve benadering arbeidsmarkt en werving & selectie
De trend van toenemende aantallen werving- en selectieprocedures heeft zich ook dit jaar verder doorgezet (2020:59, 2021:81, 2022: 72, 2023:80). Hierdoor waren we genoodzaakt om het werving- en selectiebudget wederom via de 2e bestuursrapportage te verhogen.
In 2023 is een nieuwe arbeidsmarktvisie opgesteld, inclusief uitvoeringsplan. Hierop moet in 2024 en de jaren daarna verder doorgewerkt en geïnvesteerd worden. De visie en het plan geven de handvatten voor een meer krachtige en moderne arbeidsmarktbenadering. Zoals het benutten van netwerken, het inzetten van juiste/effectieve wervingskanalen en gebruik van aantrekkelijk communicatiemateriaal. De eerste resultaten hebben zich in 2023 al getoond, bijvoorbeeld in de vorm van meer zichtbare vacatures op de social media kanalen. Het biedt ook instrumenten ten behoeve van het behoud van medewerkers voor de organisatie.
De uitvoering van de nieuwe arbeidsmarktvisie moet daarbij leiden tot een sneller en effectiever werving- & selectieproces. Dit is nodig, omdat de zoektocht naar de juiste kandidaat veel tijd in beslag neemt. Daardoor moesten we ook in 2023, om het werk toch uit te kunnen voeren, vaak langer dan gewenst, terugvallen op externe, duurdere inhuur.
- Bevorderen vitaliteit en terugdringen ziekteverzuim
We zien dat het ziekteverzuimpercentage in 2023 is gedaald (van 6,8% in 2021 naar 8,9% in 2022, naar 6,5% in 2023). Een groot aandeel van dit ziekteverzuim wordt gevormd door langdurige ziekte (4,3%), waarvoor ter vervanging externe inhuur noodzakelijk was.
Met de nieuwe in 2023 aanbestede arbodienst, hebben we in 2023 gewerkt aan het zo goed mogelijk voorkomen en terugdringen van verzuim. Dit begint bij het preventief ondersteunen van medewerkers, zodat zij gezond aan het werk kunnen zijn (preventief spreekuur, werkplekonderzoek, bedrijfsfitness, etc.). En daarnaast snelle en gerichte acties bij ziekteverzuim, om een medewerker zo snel als mogelijk weer in het arbeidsproces te kunnen laten meedoen.
Met versterkende arbeidsvoorwaarden proberen we de vitaliteit van onze werknemers steeds meer te stimuleren en faciliteren. In dat licht is in 2023 de reiskostenregeling vernieuwd en volgen in 2024 meerdere van dit soort ondersteunende initiatieven.
- Warme overdracht
Houten heeft te maken met de vergrijzing van het personeelsbestand. De komende 10 jaar stroomt 30% van het personeelsbestand uit (ongeveer 95 medewerkers), als gevolg van het bereiken van de AOW-leeftijd. Naast dat het van belang is om deze generatie medewerkers gezond aan het werk te houden (fysiek en mentaal), is het ook van belang dat hun kennis en ervaring vroegtijdig wordt overgedragen aan de nieuwe, jongere generaties. Ook in 2023 is er daarom ingezet op het faciliteren van een warme overdracht van kennis en ervaring, vooruitlopend op (vroeg)pensionering, door middel van tijdelijke dubbele bezetting. Het door de raad hiervoor beschikbaar gestelde vitaliteitsbudget heeft dit mede mogelijk gemaakt.
Bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling
De stand van de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling is per 31 december 2023 € 0,265 miljoen. De besteding van deze bestemmingsreserve is gericht op de inzet voor tijdelijke versterking van de organisatie, flankerend personeelsbeleid / loopbaanoriëntatie, vitaliteitsbeleid en garantiebanen in de periode 2023-2025. Deze reserve wordt langzaam afgebouwd.
De mutaties in de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling zijn in onderstaande tabel weergegeven.
Tabel: mutaties bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling | x € 1.000 |
---|---|
Stand 31-12-2022 | 676 |
Stortingen 2023 | |
Totaal stortingen | 0 |
Onttrekkingen 2023: | 29 |
Flankerend personeelsbeleid / loopbaanoriëntatie | 382 |
Totaal onttrekkingen | 411 |
Stand 31-12-2023 | 265 |
De middelen per 31 december 2023 zijn als volgt te specificeren:
- Reservering voor garantiebanen (€ 0,075 miljoen)
- Reservering voor flankerend personeelsbeleid / loopbaanoriëntatie (€ 0,045 miljoen)
- Reservering in het kader van vitaliteitsbeleid (€ 0,145 miljoen)
Deze middelen zijn gereserveerd voor flankerend personeelsbeleid als gevolg van een snelle veroudering van het personeelsbestand de komende jaren. Dit gekoppeld aan de stijgende AOW-leeftijd vraagt extra aandacht voor de vitaliteit (zeker voor wat betreft de functies in de buitendienst) van onze medewerkers. Maar ook voor het borgen van kennis, ervaring et cetera in de organisatie bij toekomstige uitstroom als gevolg van (vervroegde) pensionering. In de periode 2023-2025 zullen circa 9 medewerkers met (vervroegd) pensioen gaan. In de jaren daarna neemt dit aantal snel toe. Dit betekent ook dat er flinke impulsen moeten worden gegeven aan de verjonging van het personeelsbestand. Dit laatste kan alleen door de jonge generatie via op hen toegesneden moderne arbeidsmarktcommunicatie te bereiken. Via het collegeprogramma 2022-2026 is er binnen het concernbrede personeelsbudget 342k extra gereserveerd voor de periode 2024 t/m 2026.
ICT en informatievoorziening
Het op orde hebben van de informatiehuishouding is van cruciaal belang voor de organisatie. Informatie en data spelen een steeds belangrijkere rol bij het realiseren van de ambities van de gemeente. Daarnaast stelt wetgeving steeds hogere eisen aan de vindbaarheid van informatie, zoals bijvoorbeeld de Wet Open Overheid. En zijn privacy en informatieveiligheid twee niet meer weg te denken prioriteiten bij het op orde hebben van de bedrijfsvoering.
In de afgelopen jaren hebben diverse rapporten (M&I, Native en VKA) aanbevelingen gedaan voor een duurzame doorontwikkeling van de ICT en informatievoorziening van de gemeente Houten. De aanbevelingen van M&I hebben in 2023 geleid tot het uitbesteden van de ICT-dienstverlening. Daaropvolgend is in 2023 de benodigde transformatie van het team Informatie in beeld gebracht. Het betreft de overgang van een uitvoeringsorganisatie naar een regieorganisatie, daar waar het de ICT betreft. En het toevoegen van nieuwe rollen en functies om de informatievoorziening duurzaam te versterken. In 2024 is verdere implementatie voorzien en staat het nieuwe team Informatie.
Toelichting rechtmatigheidsverantwoording
Algemeen
In de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig zijn verantwoord. Dit ziet toe op de juiste toepassing en naleving van het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving.
Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves (€ 140,1 miljoen) en is daarmee vastgesteld op € 4,2 miljoen.
Verbijzonderde interne controle
De rechtmatigheidsverantwoording komt tot stand door het uitvoeren van verbijzonderde interne controles. Deze controlewerkzaamheden zijn gericht op het verkrijgen van inzicht vanuit de eigen organisatie in tenminste de getrouwe en rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, zoals deze in de jaarrekening tot uitdrukking komen. Hierbij wordt onder meer aandacht geschonken aan de opzet, het bestaan en de werking van relevante beheersmaatregelen van (belangrijke) financiële processen. Dit zijn de bouwstenen voor de door het college op te nemen rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023.
De controlewerkzaamheden zijn gebaseerd op het door het college vastgestelde VIC-plan 2023-2024 en de daarin opgenomen planning. De controle van de processen en posten vindt plaats met behulp van een controleplan en het door de raad op 9 mei 2023 vastgestelde normenkader rechtmatigheid.
Bevindingen
Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
De geconstateerde afwijkingen kunnen als volgt worden weergegeven:
(bedragen x € 1.000)
Nr. | Criterium | Bevinding | Jaarrekening | Afwijking | Onduidelijkheid | |||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Voorwaarden | Niet naleven van de Europese aanbestedingsregels | Inkooplasten | € 1.081 | - | |||
2 | Misbruik en oneigenlijk gebruik | Geen | N.v.t. | - | - | |||
3 | Begroting | Afwijkingen van de begroting | Baten en lasten, reserves en investeringskredieten | € 16.781 | - | |||
Totaal | € 17.862 | - |
Voor de geconstateerde afwijkingen is een rapportagegrens gehanteerd € 75.000.
Naleving van de Europese aanbestedingsregels
Met betrekking tot de naleving van de Europese aanbestedingsregels merken we op dat 14 van de 242 onderzochte dossiers als niet rechtmatig zijn beoordeeld.
- Van één dossier loopt de onrechtmatigheid door tot einddatum overeenkomst (april 2024). Een Europese aanbesteding wordt voorbereid en hangt samen met de uitkomsten van onderzoeken in het kader van het programmaplan Doorontwikkeling Bedrijfsvoering.
- Voor acht dossiers is inmiddels een nieuwe overeenkomst afgesloten.
- Voor één dossier is inmiddels de Europese aanbesteding opgestart.
In het afgelopen jaar zijn reeds maatregelen in gang gezet om deze onrechtmatigheden te voorkomen. Dit betreft onder meer:
- Het inrichten van een geautomatiseerde rapportage (informatievoorziening) als basis voor de analyse van de spendanalyse. Hierin verwachten we per crediteur een relatie tussen een contract, de verplichting, de besteding (facturen) en de gekozen aanbestedingsroute.
- Het inrichten van het ‘contractmanagement’ op basis van een professionele centraal beheerde contractadministratie.
- Het uitdragen van de spelregels (inkoopbeleid), waaronder het compleet documenteren van de relevante (verplichte) aanbestedingsdocumenten (o.a. een onderbouwde raming van de opdracht).
Afwijkingen van de begroting
Met betrekking tot de afwijkingen van de begroting merken we op dat in tegenstelling tot voorgaand jaar (2022) dat als gevolg van nieuwe regelgeving ook afwijkingen van de baten en onderschrijding van lasten als afwijking moeten worden beoordeeld. Dit heeft tot gevolg dat de afwijkingen in absolute zin aanzienlijk toenemen.
Hogere dan in de begroting opgenomen lasten en daarmee samenhangende balansmutaties zijn in beginsel altijd onrechtmatig. Over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten betreffen op zichzelf geen begrotingsonrechtmatigheden, maar het kan wel onrechtmatig zijn als deze afwijkingen niet tijdig in de (bijgestelde) begroting zijn verwerkt (m.a.w. niet tijdig aan de raad zijn gemeld). Wat tijdig is wordt bepaald door de interne afspraken tussen de gemeenteraad en het college over het rapporteren van afwijkingen en het aanpassen van de begroting.
De afwijkingen (of verklaringen van baten en lasten zoals toegelicht bij de programma’s) over 2023 zijn beoordeeld aan de hand van de afspraken zoals vastgelegd in de financiële verordening 2023. Het uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden alleen als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden
opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor
afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de
paragraaf bedrijfsvoering.
De afwijkingen van de begroting zijn als volgt samengevat:
Begrotingscriterium | Bedragen x € 1.000 |
---|---|
1. Overschrijding lasten op (deel-)programma’s | € 6.053 |
2. Overschrijding investeringskredieten | € 108 |
3. Ongeautoriseerde reservemutaties | € - |
4.Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. | € 10.620 |
Totaal begrotingsonrechtmatigheden | € 16.781 |
5. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1) dat vooraf als acceptabel is geduid conform de financiële verordening 2023 (art. 10). | € 4.810 |
6.Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering) | € 11.971 |
Met betrekking tot de afwijkingen (totaal begrotingsonrechtmatigheden) kan het volgende worden opgemerkt:
- De hogere lasten dan begroot komen uit op €6,1 miljoen (1) en hebben betrekking op:
- Hogere lasten WMO €1,4 miljoen.
- Hogere doorbelastingen op kostenplaatsen en personeelslasten € 2,5 miljoen.
- Hogere uitgaven voor onderhoud en riolering € 1,0 miljoen.
- Overige posten € 1,2 miljoen waaronder afwikkeling lening en omgevingswet.
- De hogere uitgaven voor investeringskredieten (2) hebben vooral betrekking op de projecten Montessori Weteringhoek en de aanschaf van kliko’s.
- De afwijkingen van baten of onderschrijdingen van lasten komen uit op € 10,6 miljoen (4). De grootste afwijkingen zijn als volgt:
- Afwijkende lasten en baten voor programma samenleving € 2,9 miljoen (gezondheid, saamhorigheid, leren en werken).
- Afwijkende lasten en baten voor programma duurzame leefomgeving € 2,1 miljoen (gebiedsinrichting, leefomgeving).
- Afwijkende lasten en baten voor programma bereikbaarheid € 2,2 miljoen door vertraging uitvoering onderhoud wegen.
- Afwijkende lasten en baten voor programma algemene dekkingsmiddelen € 2,2 miljoen in verband met doorbelasting kostenplaatsen en toegerekende BTW aan afvalstoffenheffing en rioolheffing.
- Daarnaast zijn er specifieke uitkeringen die nog niet tot uitvoering zijn gekomen in 2023.
Met betrekking tot het totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1) dat vooraf als acceptabel (5) is geduid kan het volgende worden opgemerkt:
- De hogere lasten WMO (€1,4 miljoen) zijn als acceptabel beschouwd, vanwege de open einde regelingen voor de WMO. De hogere doorbelastingen en personeelslasten (€ 2,5 miljoen) kunnen als acceptabel worden beschouwd. Dit vanwege de bestaande systematiek van begroten van doorbelastingen. De hogere personeelslasten zijn tevens gemeld in de raadsinformatiebrief van 26 februari 2024.
Het resterend saldo (6) betreft het totaal van de afwijkingen opgenomen onder 4 (zie hiervoor) en het saldo overige posten opgenomen onder 1 en 2.
De specificatie van de afwijkingen is opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Voor een nadere toelichting van de afwijkingen en verklaring van verschillen verwijzen we naar de paragraaf ‘Wat heeft het gekost’ van het betreffende programma.
Het college neemt zich voor om de volgende maatregelen te treffen om de afwijkingen over 2024 te verminderen.
- Maken van afspraken met de raad over het tijdig melden van afwijkingen (bijvoorbeeld door middel van een raadsinformatiebrief) en dit vastleggen in de financiële verordening. Vooral met betrekking tot afwijkingen van de begroting die in de laatste maanden van het begrotingsjaar ontstaan en/of afwijkingen die niet eerder gemeld kunnen worden, bijvoorbeeld vanwege afrekeningen per jaareinde.
- Evalueren van de kwaliteit van de totstandkoming van de begroting.
- Bij tussentijdse rapportages nauwkeuriger sturen op en analyseren van mogelijke begrotingsafwijkingen in de laatste maanden van het jaar.
- Evalueren van de systematiek van het doorbelasten van kostenplaatsen.
- Bekijken van de huidige methode van begroten van de gebiedsinrichting (grondexploitaties) om daarmee significante verschillen voor volgende jaren te voorkomen.
Personeelslasten
Binnen de reguliere bedrijfsvoering zijn capaciteitsproblemen zo veel mogelijk opgelost door middel van interne mobiliteit en regionale samenwerking. Daar waar het niet anders kon, is incidenteel besloten tot inhuur over te gaan.
Onderscheiden worden drie categorieën voor de inhuur van externe krachten.
a. Vinex en andere ruimtelijke projecten. De financiering vindt plaats uit de grondexploitatie en speciaal ter beschikking gestelde kredieten;
b. Incidentele taken/projecten die eenmalige specifieke deskundigheid vragen, zoals bijvoorbeeld de implementatie van de omgevingswet. Financiering vindt plaats uit speciaal daarvoor ter beschikking gestelde budgetten;
c. Frictie in de reguliere bezetting. Financiering vindt plaats uit salarisbudgetten (vacaturegelden) of daarvoor aanvullend beschikbaar gestelde budgetten.
Kosten inhuur derden meerjarig
In onderstaand overzicht zijn de kosten voor inhuur van derden voor de jaren 2020 tot en met 2023 opgenomen. De inhuur voor de grondexploitatie is apart opgenomen omdat de dekking van deze kosten plaatsvindt vanuit de grondexploitatie en speciaal ter beschikking gestelde kredieten.
Ook de kosten voor specifieke projecten worden apart gepresenteerd omdat deze verrekend worden met inkomsten en niet ten laste van het saldo komen.
x € 1.000 | |||||
Omschrijving | Jaarrekening 2020 | Jaarrekening | Jaarrekening 2022 | Jaarrekening | |
a. | Grondexploitatie | 0 | 0 | 0 | 0 |
b. | Specifieke projecten algemene dienst | 328 | 313 | 446 | 428 |
c. | Frictie reguliere bezetting | 2.723 | 3.752 | 4.630 | 4.868 |
Totaal | 3.051 | 4.065 | 4.643 | 4.794 |
Resultaat personeelslasten reguliere bezetting
In onderstaand overzicht staan de totale personeelslasten van de reguliere bezetting.
x € 1.000 | |||
Omschrijving | Begroting 2023 | Werkelijk 2023 | Resultaat |
Salarissen | 24.786 | 23.758 | 1.028 |
Af: concernbrede frictiebudget | -2.034 | 0 | -2.034 |
Vergoedingen UWV gelden en (gedetacheerd) personeel | -239 | -357 | 118 |
Inhuur | 4.853 | 4.868 | -15 |
Vergoedingen uit subsidies en doeluitkeringen | -435 | -502 | 67 |
Resultaat personeelslasten | 26.931 | 27.767 | -836 |
Binnen de begrotingssystematiek zit er ruimte tussen de begrote loonkosten en de werkelijke loonkosten. Met behulp van deze financiële ruimte kan inhuur plaatsvinden om daarmee, indien nodig, de continuïteit in de uitvoering van het reguliere, structurele takenpakket en dienstverlening te waarborgen. In de begroting bestaat geen apart inhuurbudget.
De beschikbare loonruimte in de salarisbegroting 2023 is in het afgelopen jaar niet voldoende gebleken om de noodzakelijke inhuur te bekostigen. Er is sprake van een tekort van €836K. Dit is eerder ook al gemeld in de raadsinformatiebrief Decembercirculaire 2023 waarin opgenomen de majeure afwijkingen 2023.
Een drietal redenen verklaren deze overschrijding;
- Inhuur vanwege ziektevervanging (4,3% lang/extra lang verzuim), om de continuïteit van het werk te waarborgen. Wij zijn eigen risicodrager dus deze extra kosten komen bovenop de reguliere salarislasten.
- Inhuur op cruciale functies (o.a. management) vanwege de overbrugging van vacatures, waarbij de kosten in deze huidige markt hoger uitvallen dan het beschikbare vacaturebudget (arbeidsmarktfrictie).
- Inhuur die nodig is, omdat er behoefte is aan extra capaciteit of specifieke expertise, waarvoor geen vacaturebudget of projectbudget beschikbaar is.
De vrije ruimte in de salarisbegroting is in de afgelopen jaren afgenomen en daarmee de speelruimte voor inhuur ten behoeve van het waarborgen van de continuïteit in de uitvoering. Dit komt doordat er bij de vorige bezuinigingsronde €100.000 is bezuinigd, er momenteel meer medewerkers in het maximum van de functieschaal zitten en de krappe arbeidsmarkt een steeds grotere druk legt op de inschaling.
Indicatoren
In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld 'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.
Omschrijving | Bron | Realisatie | Raming | Realisatie | ||
---|---|---|---|---|---|---|
2020 | 2021 | 2022 | 2023 | |||
Formatie (BBV) | Fte per 1.000 inwoners | 5,80 | 5,79 | 5,78 | 5,74 | 6,07 |
Bezetting (BBV) | Fte per 1.000 inwoners | 5,56 | 5,67 | 5,74 | 5,40 | 5,57 |
Apparaatskosten (BBV) | Kosten per inwoner | € 548 | € 587 | € 649 | € 589 | € 694 |
Externe inhuur (BBV) | Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen | 11,5% | 13,4% | 15,4% | 2,9% | 15,4% |
Overhead (BBV) | % van totale lasten | 9,0% | 9,4% | 11,6% | 9,8% | 12,9% |
Betrokkenheid verbonden partijen
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie.